Whistleblowing

ALLEGATO 2 ALL’ATTO ORGANIZZATIVO INTERNO DI SISTEM COSTRUZIONI S.R.L. IN TEMA DI SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(Art. 13 Regolamento UE 27 Aprile 2016, n. 679 in materia di protezione dei dati personali “GDPR”)

Con questa informativa Sistem Costruzioni s.r.l. spiega le modalità di trattamento dei dati raccolti e individua quali sono i diritti riconosciuti all’interessato ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e del D.Lgs. 196/2003, in materia di protezione dei dati personali, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Il trattamento dei dati avverrà nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.

Titolare del Trattamento dei Dati

Titolare del Trattamento dei Dati è Sistem Costruzioni s.r.l. con sede in Via Montegrappa n. 18/20, Castelvetro di Modena (MO), Fraz. Solignano, Modena, – E-mail info@sistem.it

Responsabile della Protezione dei Dati

Avv. Elisa Parenti e-mail: segreteria@parentistudiolegale.it  telefono: 059.7124832

Finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti per adempiere agli obblighi di legge previsti dal D.Lgs. 24/2023 «Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali».

I dati sono forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società Sistem Costruzioni s.r.l., presunte condotte illecite delle quali il segnalante è venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Società e verranno trattati dalla Società per gestire tali situazioni.

I dati personali sono acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti ad essa allegati. Si riferiscono al segnalante, ma anche a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonchè a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.

In particolare, per svolgere le necessarie attività̀ istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché́, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

Tipologia dei dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonchè può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

Basi giuridiche del trattamento

Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, dell’art. 54-bis D.Lgs. 165/2001, si precisa che:

• il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR)
• il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR)
• il trattamento di dati relativi a “condanne penali e reati”, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).

Si precisa che, in ragione di quanto disposto dall’art. 54-bis D.lgs. 165/2001, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità̀ del segnalante non verrà rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità̀ del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà̀ domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità̀.

Soggetti autorizzati a trattare i dati

Sistem Costruzioni s.r.l. ha individuato con atto scritto i soggetti autorizzati al trattamento dei dati. I membri dell’OdV sono stati espressamente autorizzati ed istruiti in tal senso.
Qualora l’OdV, per esigenze istruttorie, richieda che altri soggetti, interni o esterni a Sistem Costruzioni s.r.l., debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità̀ del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, tuttavia, potrebbero venire comunque a conoscenza di altri dati personali. Per tale ragione, sono tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché́ tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all’art. 331 del Codice di Procedura Penale.

Categorie di destinatari dei dati personali

I dati personali del segnalante e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché́ delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, salvo le precisazioni di seguito compiute.

Nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà̀ rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Potrà essere rivelata, solo laddove concorrano, insieme, tre presupposti: (i) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione; (ii) che la conoscenza dell’identità̀ del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato; (iii) che il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità̀.

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati per denuncia dell’Organo Amministrativo, a seguito della ritenuta fondatezza della segnalazione, l’identità̀ del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p. ossia sino alla fine della fase istruttoria. Se l’Autorità Giudiziaria richiede il nominativo del segnalante, la Società è obbligata a trasmetterlo.

Modalità del trattamento

I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. La Società Sistem Costruzioni s.r.l. adotta e garantisce l’adozione di idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti. La società fornitrice della piattaforma informatica whistleblowing impiega idonee misure di sicurezza (es. crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

Periodo di conservazione dei dati

L’OdV effettua un’attività̀ istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Se invece l’OdV ravvisa il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, all’Organo Amministrativo della Società per l’adozione delle iniziative di sua competenza a  carico dell’autore della violazione.

I dati personali vengono conservati per un periodo massimo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati con le segnalazioni.

Natura del conferimento e conseguenze della mancata comunicazione dei dati

Il conferimento dei dati è obbligatorio. Al fine di classificare, infatti, la segnalazione come whistleblowing i dati identificativi (nome, cognome) devono essere forniti obbligatoriamente, poiché, le segnalazioni anonime non rientrano – per espressa volontà̀ del legislatore – direttamente nel campo di applicazione dell’art. 54 bis del D.Lgs. 165/2001.

Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con una segnalazione anonima, quest’ultima verrà gestita come segnalazione ordinaria e verrà presa in considerazione esclusivamente laddove sia adeguatamente circostanziata, illustrata e idonea a far emergere fatti e situazioni in relazione a contesti determinati.

È rimessa a ciascun segnalante la decisione di quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori strumenti avrà l’OdV per istruire la segnalazione.

Destinatari

I dati personali di cui sopra non saranno diffusi al di fuori di Sistem Costruzioni e non saranno oggetto di trasferimento in alcun Paese terzo all’UE e ad alcuna Organizzazione Internazionale, ad eccezione delle seguenti categorie di destinatari:

• società fornitrice della piattaforma informatica whistleblowing utilizzata per le segnalazioni;
• personale incaricato abilitato all’accesso, amministratori del sistema informatico;
• OdV;
• funzioni aziendali e/o terzi espressamente coinvolti nell’istruttoria della segnalazione;
• Autorità verso le quali la comunicazione di identità del segnalante è obbligatoria.

Diritti degli interessati e reclami

Il segnalante, ai sensi del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali 2016/679, può vantare in qualsiasi momento nei confronti del Titolare del trattamento i seguenti diritti:

• diritto di chiedere l’accesso ai Suoi dati personali (art.15);
• diritto di rettifica (art.16) o diritto di cancellazione dei dati personali (art.17);
• diritto alla limitazione (art.18) o diritto all’opposizione al trattamento (art.21);
• diritto alla portabilità dei dati (art.20);
• diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato (art.22);
• diritto di revocare il consenso fornito per una o più finalità specifiche, in qualsiasi momento, restando impregiudicati i trattamenti effettuati prima della revoca del consenso (art.7);
• diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art.77).

In particolare, il segnalante ha diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili.

Nel caso in cui, nell’ambito dei procedimenti disciplinari, abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.
Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata a: Sistem Costruzioni s.r.l., Via Montegrappa n. 18/20, 41014 Solignano – Modena; indirizzo di posta elettronica: info@sistem.it

Qualora il segnalante ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al D. Lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.

Castelvetro di Modena (MO), lì 27.11.2023

Emanuele Orsini
Amministratore Delegato
di Sistem Costruzioni s.r.l.